面談後の「何から書こう」を減らす。録音・資料取込・AI作成の使い方

こんなお困りごとはありませんか？

面談や担当者会議が終わったあと、こんなふうに感じることはありませんか。

「話した内容は覚えているうちに書きたいけれど、他の業務があって手をつけられない」
「メモを見返しても、どこから文章にすればよいか迷ってしまう」
「計画書、モニタリング、会議録など、作成する書類がたまってしまう」
「面談内容をきちんと反映したいけれど、文章にまとめるのに時間がかかる」

相談支援の書類作成は、ただ文章を入力するだけではありません。
本人の希望、生活状況、支援方針、関係機関とのやり取りなどを整理しながら、読みやすい形にまとめる必要があります。

そのため、面談後の書類作成はどうしても時間と集中力が必要になりやすい業務です。

AURA相談支援の録音・資料取込・AI作成機能を使うと、面談内容や過去資料をもとに、書類のたたき台を作成できます。

白紙の状態から「何を書こう」と考えるのではなく、作成された内容を見ながら、確認・修正するところから始められます。

この機能でできること

AURA相談支援では、面談や会議の内容、過去の資料、受給者証などをもとに、AIが書類のたたき台を作成します。

主に、次のような書類作成に活用できます。

• アセスメント
• フェイスシート
• サービス等利用計画
• モニタリング
• 会議録

たとえば、面談を録音しておくと、話した内容をもとに文章のたたき台を作成できます。

また、過去の計画書、モニタリング記録、面談メモなどの資料を取り込むことで、既存の情報を踏まえた書類作成にも使えます。

一から文章を考えるのではなく、AURAが作成したたたき台を確認しながら、職員の視点で内容を整えていく使い方です。

使い方

1. 作成したい書類を選びます

まず、作成したい書類の作成画面を開きます。

アセスメント、サービス等利用計画、モニタリング、会議録など、作成したい書類に合わせて選択します。

2. 利用者や担当者を選びます

対象となる利用者、作成担当者、必要な日付などを選択します。

どの利用者の書類を作るのかを先に指定しておくことで、作成内容を整理しやすくなります。

3. 面談内容や資料を用意します

面談内容を使いたい場合は、面談を録音します。
すでに録音した音声がある場合は、その音声ファイルを取り込むこともできます。

過去の情報を使いたい場合は、計画書、モニタリング記録などの資料をアップロードします。

必要に応じて、職員が補足メモを入力しておくと、より状況に沿ったたたき台を作りやすくなります。

4. 「AURA書類作成を開始する」を押します

入力内容や取り込んだ資料を確認したら、AI作成を開始します。

作成中も、画面の前でずっと待ち続ける必要はありません。
作成が終わったあとに、保存された内容を確認できます。

例えば訪問先で作成を開始しておけば、事業所に戻ってすぐに作成された内容の、確認・修正を始めることができます。

5. 作成された内容を確認・修正します

AIが作成した文章は、完成版ではなく、確認・修正するためのたたき台です。

本人の希望、現在の状況、支援方針、関係機関との調整内容などが合っているかを確認します。

必要な部分を修正し、職員の判断で最終的な内容に整えてください。

使うとどう変わるか

これまでの書類作成では、面談後にメモを見返しながら、白紙の状態から文章を組み立てる必要がありました。

AURAを使うと、面談内容や資料をもとにたたき台が作成されるため、最初の作業を「文章を一から考えること」から「内容を確認して整えること」に変えられます。

これにより、次のような変化が期待できます。

• 「何から書けばよいか」と迷う時間を減らせる
• 面談で話した内容を、記録や計画に反映しやすくなる
• 後回しになりやすい書類作成に取りかかりやすくなる
• 本人の希望や支援方針の確認に時間を使いやすくなる
• 職員ごとの書き方のばらつきを減らしやすくなる

特に、面談や会議が続く日、書類作成がたまっている時期、月末月初の忙しい時期には、書類作成の負担を軽くできることが大きな助けになります。

おすすめの使い方

初回面談後のアセスメント作成に

初回面談では、生活状況、本人の希望、困りごと、家族状況、関係機関との関わりなど、多くの情報を聞き取ります。

録音やメモをもとにAI作成を使うことで、聞き取った内容を整理しやすくなります。

「面談でたくさん話を聞いたけれど、どこからまとめればよいか迷う」という場面で便利です。

モニタリング面談後の記録作成に

モニタリングでは、前回からの変化、サービスの利用状況、本人や家族の希望、今後の支援方針などを整理する必要があります。

面談内容をもとにたたき台を作成することで、変化した点や確認すべき点を見直しやすくなります。

担当者会議後の会議録作成に

担当者会議では、本人、家族、サービス事業所、行政など、複数の関係者の発言をまとめる必要があります。

録音内容をもとに会議録のたたき台を作成すると、話し合った内容を振り返りながら整理しやすくなります。

過去資料を見ながら計画を作成したいときに

過去の計画書、モニタリング記録、などを取り込むことで、以前の情報を確認しながら新しい書類のたたき台を作成できます。
また、AURA内で書類を作成すれば、次回以降簡単に過去の計画書などを参照したモニタリングや計画書を作成できます。

「前回の内容を踏まえて作りたい」
「過去の記録を見ながら整理したい」
という場面でも活用できます。

注意点

AIが作成する内容は、職員が確認・修正するためのたたき台です。
そのまま完成版として使うのではなく、必ず内容を確認してください。

特に、本人の希望、支援方針、表現のニュアンス、関係機関との調整内容は、職員の視点で丁寧に見直すことが大切です。

また、録音内容や取り込む資料が多いほど、状況に沿ったたたき台を作りやすくなります。
必要に応じて、面談前後のメモや補足情報も一緒に入力するのがおすすめです。

AURAチームからのメッセージ

AURA相談支援は、相談支援専門員のみなさまが、面談後の書類作成に追われる時間を少しでも減らせるように改善を続けています。

録音・資料取込・AI作成機能は、職員の判断を置き換えるものではありません。
面談で聞き取った内容や、現場で感じた支援の視点を、書類に反映しやすくするための補助機能です。

白紙から文章を考える負担を減らし、確認・修正を中心に進められるようにすることで、記録作成の時間を少しでも支援に向き合う時間へ変えていきたいと考えています。

これからもAURAは、現場のみなさまの声をもとに、日々の業務で使いやすいサービスへ改善していきます。
使ってみて気づいたことや、もっと便利にしたい点があれば、ぜひお聞かせください。