1分で読めるインタビュー内容まとめ
相談支援を開業初日からAURAで始めた鳥毛社長。面談後10分には書類が完成し、その場で利用者さんと確認できる。——そんな効率化された業務フローを、開業初日から実現しました。
「後から業務フローを変えるのは逆に大変」——グループホーム事業での実体験から、開業前にAURAを組み込むことを決断。面談→録音→下書き→確認の流れが初日から習慣になり、今は「スマホのような、なくてはならない存在」だと語ってくださりました。新規開業のリアルな体験談を、株式会社Jinの小川が徹底的にお聞きしました。
相談支援事業所を新しく始めるとき、開業前に業務の流れをイメージできている人は多くありません。利用者さんとの面談をどう記録するか。書類をいつ作るか。何件受けながら経営を成り立たせるか。
今回は、開業前の段階でAURA相談支援を業務フローに組み込んだ株式会社エンジョイントの鳥毛社長に、株式会社Jin取締役の小川がお話を聞きました。
「世の中に足りないことをやりたい」——相談支援を始めた理由
グループホーム事業を運営する中で、地域の相談支援専門員不足を肌で感じ続けてきた鳥毛社長。自立支援協議会でも相談支援専門員が足りないという話が繰り返し出ており、3年ほど前から相談支援事業をやってくれないかという声も届いていました。
ただ、実際に始めるとなると、業務をどう回すか？という大きな問いが生まれました。
"書類作成屋"にはならない——相談支援の本質をどこに置くか
相談支援を始めて約2か月。書類業務の多さは想像以上でした。しかし鳥毛社長が大切にしているのは、書類を作ることそのものではありません。
計画相談って、福祉サービスをこれから使う方がいきなり自己開示することはほぼないので、どうしても皆さん見構えるんですよね。その見構えた状態をほぐしていくのも、人がやる仕事だと思っています。
「人に寄り添う時間を守りたい」——この思いが、書類作業をどう設計するかという問いに直結していきました。
研修で体感した、「全部手入力では難しい」書類業務
AURAを知ったきっかけのひとつは、すでにAURAを使っていた相談支援事業所との繋がりでした。そこに、研修で書類作成を体験したことが重なります。
研修でインテークからモニタリングまでの書類を一通りやってみたんですけど、かなり時間もかかりましたし、これを全て手入力でやっていくのはかなり難しいんじゃないかというのは感じました。
AURAがAIを使って計画書やアセスメントの下書きを作ってくれるのは非常に魅力的でしたし、ご本人やご家族の話を聞くところに集中できるというのもすごく魅力的だと思いました。
AURAを選んだ理由は、書類を早く作るためだけではありません。面談に集中し、本人やご家族の話を受け止める時間を守るためでした。
「後から業務フローを変えるのは、逆に大変」——開業前から組む理由
開業時から組み込んだことで、面談→録音→AI下書き→その場で確認の流れが最初から習慣になった鳥毛社長。「最初は手作業で、慣れてからシステムを入れる」という考え方もありましたが、開業前からAURAを業務フローに組み込むことのメリットを語ってくださりました。
相談支援も同じで、最初の事業設計がすごく大事だと思ったので、最初からAURAを入れました。
これはツールの話ではなく、業務の習慣そのものの話です。開業初日からAURAを使う流れが日常になっているのは、この判断があったからです。
パソコンではなく、利用者さんの表情が見られるようになった
録音に任せることで、面談中にパソコンを打つ必要がなくなる。利用者と目を合わせて話せる面談が、信頼関係も良くしていきます。
病院でお医者さんがパソコンを見ながら問診するのって、ちゃんと聞いてくれているのかな？と不安になるじゃないですか。それと同じで、この差は大きいと思いますね。
アセスメントシートからサービス等利用計画案まで、2〜3回の面談で作っていく中で、初回からいかに利用者さんとの距離を縮められるかが支援の質に関わってきます。
「とてもびっくりした！」——面談後10分で、本人と内容を確認できる
AURAなら面談後10分で、下書き確認・印刷まで完結します。利用者さんやご家族がその場で内容を確認できる。面談が1回で完結することは、仕事を休む回数にも直結します。
AURAは生の声を拾い、見立ては相談員が担う
AURAは面談での発言を漏らさず拾い、書類の土台を作る。相談支援専門員はその上で「なぜこの課題が起きているか」の見立てに集中できます。
一方で、なぜそういう課題が今起きているかという背景を突き詰めていくのは、やはり相談員の役割ですね。
「本人の声を拾うのはAURA、背景を見立てるのは人」——この役割の分かれ方が、支援の質を落とさずに使い続けられる理由でもあります。
AIを上手く使えば、むしろ人がやるべき仕事に集中できる
福祉の現場では「AI vs 人」という見方もあります。実際に使ってみた鳥毛社長は、どう感じたのでしょうか。
今みたいな制度になる前って、もっと書類も少なかったはずなんですよ。20〜25年前に相談支援の原流からずっとやってきた方と話したとき、「前は書類も年に1回出したりとかで、今と比べたらそんなに多くなかった」と言っていて。最新のテクノロジーを使うことで、元々の計画相談が始まった時に大切にしていた"本人と向き合う時間"を取り戻せるんじゃないかな、という気がします。
「もうなくてはならないもの」——AURAは"スマホみたいな存在"に
開業から約2か月。AURAは今、鳥毛社長にとってどんな存在になっているのでしょうか。
最初から業務フローに組み込んだことで、AURAは後から追加した道具ではなく、相談支援の日常に入っていきました。
これから相談支援を始める方へ、鳥毛社長からのメッセージ
最初の事業設計がすごく大事ですし、業務フローは後から変えるのが大変です。信頼できると思ったツールを最初から組み込んでいくことが、スタートダッシュにつながると思います。
機能だけでなく、現場の声を聞きながら改善し続ける姿勢を、長く使うサービスを選ぶ理由として挙げていただきました。
AURA相談支援は、面談内容をもとに相談支援の書類下書きを作成し、相談支援専門員が確認・修正して仕上げるAI障害福祉ソフトです。
業務フローは、事業が始まってから変えるより、始まる前に設計した方が進めやすくなります。これから相談支援事業を開業する方、相談支援を新しく追加する事業所様は他社の成功事例をもとに、最適な業務フローを提案するオンライン面談も実施しています。まずは以下から資料をご確認ください。
記事執筆：AIアシスタント Jonathan
記事執筆AI
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