相談支援の面談記録をAIで作る｜音声からの記録作成と確認の手順

AIでできること・できないこと

相談支援の記録業務でAIが役に立つのは、話された内容を文字にし、決まった様式に沿って整理する部分です。一方、本人の希望をどう受け止めるか、どの課題を優先するか、どのサービスを組み合わせるかは、相談支援専門員が判断する部分として残ります。

指定計画相談支援の運営基準では、相談支援専門員がアセスメントに当たって利用者の居宅等を訪問して面接すること、意思決定に困難を抱える方には意思や選好を丁寧に把握すること、アセスメントに基づいてサービス等利用計画案を作成することが定められています。AIはこれらの業務を代わりに行うものではなく、記録づくりの下準備を担う道具と考えるのが適切です。

障害福祉分野でのAI活用の全体像は障害福祉AIとはで、計画そのものの書き方はサービス等利用計画とはで解説しています。

始める前の準備

面談の録音やAIでの処理を始める前に、利用者・家族への説明と、事業所内のルールづくりを済ませておきます。相談支援で扱う情報には障害の有無や内容、病歴などが含まれ、個人情報保護法上の「要配慮個人情報」に当たるものが多いためです。

利用者・家族への説明と同意の取り方

個人情報保護法第20条第2項は、法令に基づく場合などの例外を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで要配慮個人情報を取得してはならないと定めています。個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）では、身体障害・知的障害・精神障害（発達障害を含む）などの心身の機能の障害があることを示す情報が、要配慮個人情報の例として挙げられています。

録音とAIの利用については、契約時の重要事項説明や個人情報の利用目的の説明とあわせて、次の点を伝えておくと誤解が起きにくくなります。

• 何のために録音するのか（記録の作成を正確に、早くするため）
• 録音した音声と文字起こしを、どのサービスで処理し、どこに、いつまで保存するのか
• AIが作るのは下書きで、相談支援専門員が確認して記録を確定すること
• 録音を断っても支援の内容に影響しないこと
• 途中で録音を止めたい場合や、同意を取り消したい場合の伝え方

説明文は、次のような短い文面にして書面で渡し、口頭でも補足するとよいでしょう。以下は一例で、事業所の実際の運用に合わせて書き換えてください。

面談の内容を正確に記録するため、ご本人・ご家族の了解をいただいた場合に限り、面談を録音します。録音は、記録の下書きを作るためのAIサービスで文字にし、担当の相談支援専門員が内容を確認してから記録として保存します。音声の保存期間は〇日間で、期間が過ぎたものは削除します。録音をお断りいただいても、支援の内容が変わることはありません。面談の途中でも、録音を止めたいときはいつでもお声がけください。

同意は、説明した日付と内容がわかる形で残します。本人の理解が難しい場合は、わかりやすい言葉や図を使って説明し、家族や後見人などにも同席してもらうなど、本人の意思を確かめる工夫が必要です。

事業所の利用ルール

職員ごとに使い方がばらばらだと、情報の取り扱いに穴が生まれます。導入前に、少なくとも次の項目を事業所のルールとして決めておきましょう。

• 使ってよいサービスを事業所として指定し、個人のアカウントや私物の端末では使わない
• 録音に使う端末と、録音ファイルを置く場所
• 入力してよい情報の範囲（氏名を伏せるか、ケース番号で扱うか）
• 下書きを確認する担当と、確定までの期限
• 音声・文字起こし・下書きを削除するタイミング
• 誤送信や端末紛失が起きたときの報告先

記録を作る手順

手順を固定しておくと、職員による差が小さくなり、確認漏れも減ります。ここでは面談1回分の記録を作る流れを4段階で示します。

録音から確認までの4段階

1. 録音する：面談の冒頭で録音の了解をあらためて確認し、日付・場所・同席者を声に出して残します。テレビの音や換気扇など、雑音の少ない位置に端末を置きます。
2. 文字起こしする：音声をAIで文字にします。話者の区別がずれていないか、聞き取れなかった箇所に印が付いているかをざっと確認します。
3. 様式の欄に下書きする：アセスメント票、サービス等利用計画案、モニタリング報告書、支援経過記録など、事業所で使っている様式の欄ごとに内容を振り分けます。様式にない情報を無理に埋めないよう、AIへの指示で「面談で話されていない内容は書かない」と明示します。
4. 相談支援専門員が確認して確定する：下書きを音声や手書きメモと照らし合わせ、修正したうえで記録として確定します。確定した日時と確認者がわかるようにしておきます。

モニタリング報告書の欄の構成や書き方はモニタリングシートの書き方とテンプレートも参考にしてください。

確認するチェック項目

AIの下書きで誤りが出やすいのは、聞き間違いや、話の流れを推測して補ってしまう部分です。確認の際は、特に次の4点を見ます。

• 固有名詞：本人・家族の名前、事業所名、医療機関名、地名、薬の名前が正しいか
• 数値：日付、回数、時間、金額、サービスの支給量などが音声と一致しているか
• 結論：「〜を利用したい」「〜はやめたい」といった本人の意向や、面談で合意した内容が、言い過ぎや言い足りなさなく書かれているか
• 次回対応：誰が、いつまでに、何をするかが抜けていないか（事業所への連絡、書類の提出、次回面談の予定など）

あわせて、本人が話した言葉と、相談支援専門員の観察や解釈が区別されているかも確認します。たとえば次のような場面です（架空の事例です）。

就労継続支援B型を利用しているAさんのモニタリング面談で、Aさんは「最近、朝起きるのがしんどい」と話しました。AIの下書きには「体調不良により通所が困難」と書かれていましたが、面談では通所日数は変わっていないことも確認していました。専門員は、本人の言葉をそのまま残したうえで「通所は継続できている。起床時のつらさについて次回までに事業所と様子を共有する」と書き直しました。このように、要約の過程で意味が強まったり弱まったりしていないかを見ることが大切です。

ツールの選び方

面談記録に使えるツールは、大きく「汎用の生成AI」「文字起こしツール」「相談支援向けの専用ソフト」の3つに分けられます。どれが合うかは、記録の様式にどこまで合わせたいか、個人情報の扱いをどこまで確認できるかで変わります。

汎用の生成AIに利用者の情報を入力する場合は、次の章で説明する確認点を、利用するプランや契約条件ごとに必ず確かめてください。無料プランと法人向けプランで、入力データの扱いが異なる場合があります。

個人情報の確認点

個人情報保護委員会は2023年6月2日に「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」を公表しています。この中で、個人情報取扱事業者に対しては、個人情報を含むプロンプトを入力する場合は利用目的の達成に必要な範囲内かを十分に確認すること、本人の同意なく個人データを入力し、それが応答結果の出力以外の目的で取り扱われる場合は法の規定に違反する可能性があるため、提供事業者が機械学習に利用しないこと等を十分に確認することが示されています。

相談支援の記録は要配慮個人情報を多く含むため、ツールを選ぶ前に、少なくとも次の4点を確認しましょう。

• 学習利用：入力した音声や文章が、AIの学習（機械学習）に使われないことが契約や規約で明記されているか
• 保存場所と期間：音声・文字起こし・下書きがどの国・どの環境に、いつまで保存されるか
• 委託先：処理の一部を別の事業者に再委託していないか、している場合はその範囲と管理方法
• 削除：事業所側で削除できるか、削除が完了するまでどのくらいかかるか、解約時のデータの扱い

外部の事業者に個人データの取り扱いを任せる場合、個人情報保護法第25条により、委託先に対して必要かつ適切な監督を行う義務があります。ガイドライン（通則編）では、委託先の選定、委託契約の締結、委託先における取扱状況の把握が挙げられています。なお、個人情報保護委員会のQ&A（Q7-53）では、クラウドサービスの利用が「提供」や「委託」に当たるかは、提供事業者が個人データを取り扱うこととなっているかどうかで判断するとされています。取り扱わない場合でも、利用する事業者自身が適切な安全管理措置を講じる必要がある点（Q7-54）に注意してください。

保存期間については、記録そのものと音声データを分けて考えます。運営基準では、サービス等利用計画やアセスメント、モニタリングの結果などの記録を、指定計画相談支援を提供した日から5年間保存することが定められています（指定権者の条例で別の定めがある場合もあります）。一方、録音は記録を作るための素材なので、確定後は早めに削除する運用にすると、保有する情報を減らせます。

厚生労働省の「厚生労働分野における個人情報の適切な取扱いのためのガイドライン等」のページには、医療・介護関係事業者向けのガイダンスが掲載されていますが、障害福祉サービス事業者を直接の対象とするものではありません。基本は個人情報保護法と委員会の通則ガイドラインに沿い、医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンスは、利用者の詳しい情報を扱う隣接分野の実務の参考として読むとよいでしょう。

件数が多いときの進め方

担当件数が多いと、面談の日程調整と記録の清書が重なり、計画案やモニタリング報告書の作成が後ろにずれていきます。AIで清書の時間を減らすことに加えて、どのケースから手を付けるかの順番を決めておくと、期限に追われにくくなります。

優先度の分け方

次のような順で優先度を分けると、判断に迷う時間が減ります。

1. 期限が決まっているもの：支給決定の更新に必要な計画案、その月がモニタリング月に当たるケース
2. 状態が変わったもの：入退院、家族状況の変化、サービス事業所からの相談など、計画変更が必要になりそうなケース
3. 新規のもの：利用開始直後で、モニタリングの頻度が高いケース
4. 安定しているもの：大きな変化がなく、定期のモニタリングで足りるケース

記録の作業は「面談当日に下書きまで済ませ、確認は週に決まった時間でまとめて行う」といった形で枠を決めると、清書が溜まりにくくなります。下書きが手元にあれば、確認の時間は内容の判断に使えます。

モニタリング期間の考え方

モニタリングの期間は、障害者総合支援法施行規則第6条の16で、本人の心身の状況や置かれている環境、計画の内容などとあわせて、利用者の区分ごとに定められた期間を勘案して、市町村が必要と認める期間とされています。相談支援専門員は、サービス等利用計画案にこの期間に係る提案を記載します。施行規則に示されている期間は次のとおりです（主な区分を要約しています）。

これらは市町村が期間を決める際に勘案される目安で、本人の状況によっては標準より短い期間が必要になることもあります。件数を減らす目的で期間を長く提案するのではなく、本人に必要な頻度を見立てたうえで提案し、その理由を計画案に書けるようにしておきましょう。障害児相談支援は児童福祉法に基づく別の省令で定められているため、該当する規定と自治体の運用を確認してください。

AURA相談支援での流れ

AURA相談支援は、計画相談支援・障害児相談支援向けのサービスです。面談音声や資料からアセスメント、サービス等利用計画案、モニタリング報告書、支援経過記録などの下書きを作成し、相談支援専門員が確認・判断する流れを前提にしています。

流れとしては、まず面談の録音や手元の資料を取り込みます。次に、その内容をもとにアセスメントや計画案、モニタリング報告書などの様式に沿った下書きが作られます。相談支援専門員は下書きを読み、固有名詞や数値、本人の意向、次回対応を確認して修正し、記録として確定します。計画案の目標やサービスの組み合わせ、モニタリング期間の提案は、専門員が見立てに基づいて判断します。

発話が聞き取りにくい方との面談でも、支援員が聞き取った内容を復唱したり言い換えたりして補った音声から、下書きを作ることができます。ただし、認識の精度は音声の品質や話し方によって変わるため、録音の状態や本人の意向をその都度確かめてください。

データの取り扱いについては、通信を暗号化し、アクセス権限を管理しています。音声データは保存開始から7日経過後に削除対象となり、夜間に処理するため、削除が完了するまで最大8日程度かかります。詳しくはAURAのセキュリティとデータの取扱いをご確認ください。なお、国保連請求の機能は2026年7月14日時点で開発中です。

機能や導入の流れはAURA相談支援のページで紹介しています。

よくある質問

録音やAIの利用に同意が得られないときはどうすればよいですか？

録音はせず、これまでどおり手書きや入力のメモで面談を行います。面談後に専門員が自分の言葉でまとめたメモを、利用者を特定できる情報を伏せたうえで下書き作成に使うかどうかも、本人の意向と事業所のルールに沿って判断してください。

発話が聞き取りにくい方との面談でも使えますか？

専門員が聞き取った内容を「〜ということですね」と復唱して確かめながら話すと、その音声から下書きを作りやすくなります。本人の表情や身振りなど音声に残らない情報は、確認の段階で専門員が書き足してください。

AIの下書きをそのまま記録として使ってよいですか？

そのまま使うことは避けてください。固有名詞・数値・結論・次回対応を中心に専門員が確認し、修正したうえで確定した内容を記録とします。

面談の録音から計画案の下書きまで作れますか？

作れます。面談で話された本人の希望や困りごと、検討中のサービスを整理した計画案の下書きまではAIで用意でき、援助の方針や目標、サービスの組み合わせは専門員が判断して仕上げます。

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• アセスメントシートの書き方（相談支援）
• モニタリング報告書（相談支援）の書き方と記入例
• 個別支援計画をAIで下書きする手順と注意点
• 障害福祉事業所の個人情報漏えい対策
• 相談支援ソフトの選び方

参考資料

• 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」
• 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」（令和5年6月2日、PDF）
• 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」
• 個人情報保護委員会「『個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン』に関するQ&A」
• e-Gov法令検索「個人情報の保護に関する法律」
• e-Gov法令検索「障害者の日常生活及び社会生活を総合的に支援するための法律に基づく指定計画相談支援の事業の人員及び運営に関する基準」
• e-Gov法令検索「障害者の日常生活及び社会生活を総合的に支援するための法律施行規則」
• 厚生労働省「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス」（PDF）
• 厚生労働省「厚生労働分野における個人情報の適切な取扱いのためのガイドライン等」

本記事は2026年10月21日時点の情報です。